EDV-Gesamtvertragserneuerung Infoma GeSoft / Axians Ruf ASP mit Axians Ruf AG und Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung CMI Axioma
Der Gemeinderat hat an seiner Sitzung vom 16. Dezember 2019 den Gesamtvertrag mit der Axians Ruf AG für sämtliche Fachapplikationen mit einer 3-jährigen Laufzeit bis 31. Dezember 2022 erneuert. Im Weiteren hat der Gemeinderat die Beschaffung der elektronischen Geschäftsverwaltung "CMI Axioma" mit der Axians Ruf AG vorgenommen.
Mit der Gesamtvertragserneuerung der bestehenden Fachapplikationen konnte der Gemeinderat eine Kostenoptimierung von jährlich wiederkehrend ca. Fr. 20'000.00 generieren. Mit der erzielten Kostenoptimierung wurde es möglich, die Neubeschaffung der elektronischen Geschäftsverwaltung CMI "Axioma" kostenneutral vorzunehmen. Die Firma CMI verfügt über einen Zusammenarbeitsvertrag mit der Firma Axians Ruf AG.
Auf Gemeindeebene nimmt die Digitalisierung der Geschäftsführung laufend zu. Verschiedene Gemeinden haben bereits erfolgreich eine Umstellung auf die digitale Geschäftsführung vorgenommen. Mit der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung "GEVER" macht der Gemeinderat einen Schritt in Richtung Digitalisierung.
Bei der Einführung eines GEVER Systems handelt es sich zwar um die Einführung einer Software, es ist jedoch vielmehr ein Organisationsprojekt, welches sich abteilungsübergreifend gestaltet. Daher wird die Gemeindeverwaltung in einem ersten Schritt die organisatorischen Regelungen erarbeiten und Systemparametrierungen vornehmen. Der Einsatz ist ab August 2020 vorgesehen.
Mit einem GEVER werden drei Funktionsbereiche abgedeckt:
- Geschäftskontrolle
Anzeige des Geschäftsstandes, Termine, Fristen, Pendenzenverwaltung sowie Traktandierung und Protokollierung von Gremiensitzungen. - Informationsverwaltung
Eröffnung, Ablage und Bearbeitung von digitalen Geschäftsdossiers mit den dazugehörigen Dokumenten, Aufbewahrung abgeschlossener Geschäfte bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, danach Bereitstellung zur Langzeitarchivierung über eine Exportschnittstelle oder Vernichtung. - Ablaufsteuerung
Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Aufgaben, bzw. Geschäften, Steuerung von standardisierten Prozessen.
Die Vorteile der elektronischen Geschäftsverwaltung «GEVER» sind im Wesentlichen:
- Effizienteres Arbeiten dank einfachem Suchen/Finden in einem System
- Transparente und nachvollziehbare Geschäftsabläufe
- Verbesserte Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen
- Übersicht über den aktuellsten Bearbeitungsstand von Geschäften (inkl. Report-Funktion)
- Geschäftsdossier sind standort- und personenunabhängig verfügbar
- Einheitliches Vorlagenmanagement (Corporate Identity)
- Gewährleistung rechtskonforme und rechtssichere Aktenführung
- Klar geregelte Einsichts- und Zugriffsberechtigungen sowie Rollenzuteilungen
- Minimierte rechtliche Risiken und vermindertes Risiko eines Imageschadens
- Information über den Lebenszyklus von Unterlagen (Aufbewahrungsfrist)
- Papierablage nur noch in geringerem Ausmass erforderlich.
- Ausbaufähige Systeme mit der Möglichkeit zur elektronischen Sitzungsvorbereitung durch den Gemeinderat, Aufbau eines Vertragsmanagements usw.)
Der Gemeinderat ist überzeugt, mit der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung einen wichtigen Schritt in der Weiterentwicklung einer zukunftsgerichteten Gemeinde zu realisieren.